delegowanie zadań wirtualnej asystentce

Delegowanie zadań — odzyskaj swój czas i rozwijaj biznes

Ile razy zdarzyło Ci się usiąść przed komputerem z listą zadań tak długą, że cała doba by Ci nie starczyła? W dodatku z zadaniami, których nie znosisz robić lub po prostu zajmują Ci sporo czasu, ale trzeba je wykonać? A gdzie tu jeszcze czas na rozmowy z klientami, zaopiekowanie się dzieckiem, przygotowanie obiadu?

Z dnia na dzień czujesz, że jesteś obarczona wieloma obowiązkami, ale doskonale wiesz, że same się nie zrobią. Mam dobrą wiadomość — zrobią się, naprawdę.

Wystarczy je komuś oddelegować.

Czym jest delegowanie zadań?

Najprościej — oddaniem części obowiązków komuś, kto zna się na rzeczy i ma czas, by Cię odciążyć. Przekazujesz zadania Wirtualnej Asystentce i w ten sposób odzyskujesz kontrolę nad swoim biznesem.

Czy warto delegować zadania?

Oczywiście, że tak!  Gdy delegujesz zadania, zaczynasz zauważać, że wiele rzeczy “robi się samo”, a Ty masz czas na to, co naprawdę powinnaś robić — dbać o relacje z klientami, zajmować się swoim dzieckiem, mieć czas na odpoczynek. Wystarczy oddelegowanie jednego zadania, by poczuć trochę wolności.

Pomyśl, ile czasu zajmuje Ci planowanie postów w social mediach? Na pewno sporo, prawda? A jeśli masz dużo takich postów? Ten czas się wydłuża, gdzie Ty mogłabyś robić coś innego, chociażby nagrywać kolejne wideo do swojego kursu online lub też pisać list do swoich subskrybentów.

Jak poznać, że powinnaś pomyśleć o delegowaniu zadań?

Według mnie występują trzy sytuacje, które powinny pokazać Ci, że czas najwyższy znaleźć pomoc w wykonywaniu Twoich obowiązków.

1. Zaczynasz mieć coraz mniej czasu

Nie pamiętasz, kiedy ostatni raz obejrzałaś film lub przeczytałaś książkę, a Twoje myśli wciąż krążą wokół biznesu. Masz poczucie, że poświęcasz coraz mniej uwagi swojemu dziecku, a pies lub kot przychodzi do Ciebie, dopraszając się głaskania. Późno kładziesz się spać i wstajesz bardzo wcześnie, ale Twoja lista zadań wcale się nie zmniejsza.

To znak, że najwyższy czas znaleźć Wirtualną Asystentkę do pomocy. Doskonale wiesz, że nie rozciągniesz doby, ale na pewno możesz ją efektywniej wykorzystać. Dwie osoby zrobią więcej zadań niż jedna.

2. Gdy wciąż odkładasz zadania

Czy masz rzeczy do zrobienia, które na samą myśl ściągają Twoją motywację na sam dół? Wciąż odkładasz je na kolejny dzień, tydzień lub miesiąc? Wiesz, że powinnaś mieć stronę internetową, ale jakoś nie możesz się do tego zabrać, bo wiesz, że nie będziesz miała czasu, by ją aktualizować i dodawać nowe treści. Albo boisz się technicznych rzeczy lub po prostu nigdy tego nie robiłaś.

To jest jedno z tych zadań, które powinnaś oddelegować i cieszyć się ładną, funkcjonalną i aktualną stroną, gdzie Twoi klienci mogą dowiedzieć się więcej o Tobie i Twoim biznesie.


Potrzebujesz strony www albo kogoś, kto będzie o nią dbał?

Zerknij, jak mogę Ci pomóc.


3. Masz poczucie, że stoisz w miejscu

Robisz tak wiele rzeczy, ale Twój biznes się nie rozwija? Zamiast umawiać się z klientami na konsultacje lub sprzedawać im swoje produkty, to zajmujesz się innymi zadaniami, ale wciąż ważnymi? Przecież musisz zrobić grafiki promocyjne Twojego produktu lub usług, musisz napisać newsletter, czy też dodać nowe treści na stronę.

Jednak, przez takie rzeczy Twój biznes stoi w miejscu, bo zwyczajnie nie masz czasu na interakcję z klientami.

To są kolejne zadania, które można oddać prawej ręce i cieszyć się odzyskanymi godzinami. Po co zajmować się tworzeniem grafik lub planowaniem newslettera, jeśli może to zrobić ktoś inny?

Jak zabrać się za delegowanie zadań Wirtualnej Asystentce?

Usiądź z kartką i długopisem w ręce, po czym stwórz tabelkę i podziel ją na 4 kolumny:

1. wszystkie zadania, które wykonujesz,

2. ulubione zadania,

3. znienawidzone zadania,

4. zadania zajmujące najwięcej czasu.

W pierwszej kolumnie wypisz wszystkie zadania, jakie robisz w swoim biznesie, nawet te mało istotne. Potem w kolejnych kolumnach zaznaczaj, które z nich należą do konkretnej kategorii.

Od razu zauważysz, jakie zadania nadają się do oddelegowania Wirtualnej Asystentce i to będą nie tylko znienawidzone zadania, ale również ulubione, które zabierają sporo czasu. Być może lubisz tworzyć grafiki na swoje social media, jednak zabiera Ci to tak dużo godzin, że musisz z nich zrezygnować.

Nadal nie jesteś pewna, które zadania trzeba oddać?

Zrób obok jeszcze jedną tabelkę z dwiema kolumnami:

1. zadania robione osobiście,

2. zadania do oddania Wirtualnej Asystentce.

Wiem, jak to jest nie mieć czasu, a tym bardziej na bawienie się rysowanie tabeli, dlatego przygotowałam gotowy szablon do pobrania całkowicie za darmo, bez żadnych zapisów na newsletter czy podawanie danych.

Wystarczy kliknąć przycisk, żeby pobrać tabelę do wypełnienia. Nie trzeba jej drukować, wszystko możesz zrobić na komputerze.

Po takim rozeznaniu w swoich obowiązkach masz przygotowaną listę zadań do oddelegowania, a tym samym łatwiej Ci będzie znaleźć odpowiednią Wirtualną Asystentkę.


delegowanie zadań

Pobierz gotowy szablon i zapanuj nad swoimi obowiązkami w biznesie.


Zalety delegowania zadań Wirtualnej Asystentce

Nadal nie jesteś przekonana do delegowania zadań? Uważasz, że tylko Ty wszystko zrobisz najlepiej? Poniższe zalety delegowania zadań powinny Cię całkowicie przekonać.

Oszczędność czasu

Wiele razy wspominałam o czasie i o tym, że nie da się go rozciągnąć. Samemu na pewno nie, ale we dwójkę?

Ile czasu zajmuje Ci napisanie artykułu blogowego, sprawdzenie go, przygotowanie obrazka, wgranie na stronę, zoptymalizowanie i zaplanowanie? Powiedzmy, że w całości zajmie Ci to dwie godziny, z czego niecała godzina to pisanie artykułu. Resztę czasu poświęcasz na pozostałe rzeczy. A gdy chcesz napisać 5 takich artykułów? Wychodzi Ci razem 10 godzin, z czego 6 z nich to same przygotowania.

Sporo, prawda?

Przez te 6 godzin mogłabyś robić cokolwiek innego — przygotować nowy produkt na sprzedaż, odpowiedzieć na maile od klientów, skupić się na zaplanowaniu kolejnych kroków w swoim biznesie.

Nie chcesz zgubić tego artykułu? Zapisz go na swojej tablicy na Pintereście.

Delegujesz wtedy, gdy jest Ci to potrzebne

Masz gorący okres w swoim biznesie, bo prowadzisz kampanię promocyjną lub po prostu w Twoim życiu osobistym dzieje się wiele rzeczy i nie możesz prowadzić swojego biznesu na 100%? Przez ten okres możesz delegować zadania innej osobie, ale to nie oznacza, że musisz nawiązywać dłuższą współpracę. (Oczywiście, jeśli masz na to ochotę, to nic nie stoi na przeszkodzie).

Wirtualne Asystentki wynajmujesz na określony pakiet godzin lub konkretne projekty do wykonania, jakie znajdziesz u mnie. Gdy pakiet lub projekt się kończy, nie musisz kupować kolejnego.

Jedna osoba, wiele umiejętności

Wirtualne Asystentki specjalizują się w różnych dziedzinach, ale to nie oznacza, że zajmują się tylko researchem lub opieką nad stroną internetową. Potrafią też tworzyć grafiki, pisać opisy produktów, tworzyć treści na social media, opiekować się newsletterem. Nie trzeba zatrudniać kilku osób, by Twoja marka rosła.

Twój biznes się rozwija

I to jest najważniejsza zaleta — Twój biznes idzie naprzód, choć robisz o wiele mniej rzeczy niż przed delegowaniem zadań. W “magiczny” sposób Twoje artykuły pojawiają się na blogu, strona jest zaktualizowana, klienci dostają odpowiedzi na swoje pytania, tworzą się infografiki związane z Twoim biznesem.

Oczywiście za tę magię odpowiada Wirtualna Asystentka, która w cieniu robi wszystko to, co zabiera Ci czas i stopuje Twój biznes. 

Delegowanie zadań Wirtualnej Asystentce może wydawać się trudne, zwłaszcza gdy wcześniej wszystko robiłaś sama, bo jak możesz oddać komuś część swoich obowiązków? Doskonale znam ten dylemat. Jednak po kilku dniach sama przyznasz, że to była jedna z najlepszych decyzji w Twoim życiu. Dlatego skorzystaj z przygotowanej przeze mnie tabelki, wpisz swoje zadania i zobacz, które z nich możesz oddelegować.


Wiesz już jakie zadania oddać Wirtualnej Asystentce? To świetnie. Zerknij TUTAJ, w jakich rejonach mogę Ci pomóc albo po prostu daj mi znać, żebym mogła Ci wysłać ogólną ofertę.

PS. To nie jest zapis na newsletter, więc nie musisz się obawiać, że będziesz dostawać ode mnie listy. Prześlę Ci tylko ogólną niezobowiązującą do niczego ofertę.


Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments